Dokumenty zawierające dane osobowe i inne wrażliwe informacje muszą być zniszczone zgodnie z zaleceniami zawartymi w prawie. Nie wystarczy dokumentów podrzeć i wrzucić do kosza lub co gorsza zabrać do domu i spalić.
Samodzielne niszczenie dokumentów
Jednoosobowe firmy oraz mniejsze przedsiębiorstwa często decydują się na samodzielne niszczenie dokumentów. Muszą mieć do tego odpowiednią niszczarkę i worki do utylizacji ścinek. Kosztem więc jest w tym przypadku niszczarka (powinna być z wyższej półki, standardowa domowa niszczarka może szybko nie wytrzymać obciążenia pracy) oraz inne materialy, takie jak worki, olej do niszczarki itd. Wywóz śmieci generowanych przez niszczenie dokumentów to kolejny wydatek, który trzeba wziąć pod uwagę.
Przy dużych przedsiębiorstwach generujących tony dokumentów, które trzeba zniszczyć musimy uwzględnić profesjonalny sprzęt do niszczenia dokumentów, który będzie wydajny. Do tego oczywiście koszt wywozu śmieci i pracownika na stanowisku, który będzie dokumenty niszczył. W dużych firmach niszczenie dokumentów jest bardzo pracochłonnym zajęciem i są zatrudniani do tego osobni pracownicy.
Jaką mamy alternatywę?
Innym rozwiązaniem, które na polskim rynku jest coraz popularniejsze to zlecenie niszczenia dokumentów odrębnej firmie, która się w tym specjalizuje. Posiadają one ogromne parki maszyn, które mają nieporównywalnie większą wydajność niż standardowa niszczarka.
O bezpieczeństwo danych przedsiębiorca nie musi się martwić. Firmy tego typu mają specjalne certyfikaty do wykonywania tej pracy. Sam odbiór i transport dokumentów odbywa się w specjalnie do tego przygotowanych pojemnikach (zaplombowanych), które są otwierane dopiero w parku maszyn i przeznaczane niszczeniu i utylizacji. Każdy konkretny pojemnik jest protokołowany, więc jakakolwiek nieścisłość czy zagubienie dokumentów nie może mieć miejsca.
Jakie są zalety tego rozwiązania? Po pierwsze koszt. Nawet w przypadku małych firm, generujących kilkadziesiąt-kilkaset kilogramów dokumentów, jednorazowe ich oddanie profesjonalnej firmie to koszt bardzo niski. Jest to bardziej opłacalne niż kupno i serwisowanie (lub wymienianie) niszczarki i koszt wywozu odpadów. W przypadku dużych firm oszczędność jest jeszcze większa, ponieważ można zrezygnować z dodatkowego etatu dla pracownika niszczącego dokumenty i kupna droższych sprzętów niszczących czy serwisowania ich. Kolejnym aspektem jest ekologia – firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów, nie tylko je ścinają na małe kawałki, ale również zgniatają i prasują. Wytwór jest całkowicie bezpieczny i jest poddawany recyklingowi. Trzecią zaletą jest łatwość obsługi i brak nieprzewidzianych kłopotów. Dokumenty do zniszczenia będą odbierane zawsze, kiedy chcesz. Żadna awaria niszczarki nie spowoduje konieczności magazynowania dokumentów do utylizacji na długi czas.
Podsumowując, samodzielnie niszczenie dokumentów może być opłacalne tylko i wyłącznie w najmniejszych przedsiębiorstwach, które dziennie niszczą kilkanaście-kilkadziesiąt kartek. Jeśli dokumentacji jest więcej – warto jest przemyśleć i przekalkulować współpracy w profesjonalnymi firmami, które zajmują się utylizacją dokumentów. Niższy koszt, łatwość współpracy i bezpieczeństwo – to główne atuty tego rozwiązania.
Najnowsze komentarze