Jak zorganizować pracę biurową?

Właściwa organizacja jest ważnym czynnikiem wpływającym na jakość i efekty pracy biurowej. W nowoczesnym lokalu muszą się znaleźć nie tylko biurka czy regały. Sprawdź, co przyda Ci się w trakcie aranżacji własnego biura, by sprzyjało realizacji zaplanowanych zadań.

Niezbędny sprzęt

Współcześnie nikt nie wyobraża sobie biura, w którym nie ma nowoczesnego sprzętu komputerowego z legalnym oprogramowaniem i szybkim dostępem do internetu. Oprócz komputerów stacjonarnych czy laptopów biuro z reguły kojarzy się z miejscem, w którym na regałach piętrzą się stosy dokumentów w teczkach i segregatorach, a na biurkach stoją telefon czy drukarka. Jakie inne urządzenia i akcesoria sprawdzą się w biurze?

W zależności od branży i specyfiki pracy wykonywanie zadań mogą ułatwić: kserograf, skaner, fax, niszczarka, laminarka, drukarka sieciowa, pieczątki np. datownik, organizer, segregatory, teczki i pudełka na dokumentację firmową.

Kluczowe zasady organizacji pracy biurowej

Aby właściwie zorganizować dzień pracy w biurze, musisz przede wszystkim myśleć o specyfice swojej działalności. Sprawna organizacja ułatwi pracownikom wykonywanie zadań i pozwoli zaoszczędzić dużo czasu. Praktyczne rady poniżej.

1. Korzystaj z akcesoriów do planowania zadań, takich jak kalendarz, organizer itp. To ważne, by zapisywać zadania i porządkować je według priorytetów. Kiedy każdy z pracowników wie, co i kiedy ma robić, nie ma mowy o chaosie, a najważniejsze zadania są wykonywane w pierwszej kolejności. Pozwala to maksymalnie wykorzystać czas pracy. To także pozwala na większe skupienie na projektach. Co ciekawe, zdaniem specjalistów 1% dziennego czasu poświęconego na planowanie pozwala zaoszczędzić aż godzinę w ciągu dnia! Planować warto zarówno zadania na kolejny dzień, jak i cele tygodniowe, miesięczne i roczne. Doskonałe do planowania są planery i kalendarze, a także wydruki kalendarzowe na biurko, na których można rozpisywać każdy tydzień. Dodatkowym, cennym wsparciem będą odpowiednio dobrane aplikacje w telefonie.
2. O ile to możliwe, pracuj zgodnie z rytmem swojego organizmu. Zdaniem naukowców ludzki umysł jest najefektywniejszy tuż po przebudzeniu oraz między godziną 10 a 11. Spróbuj więc dopasować zadania do pory dnia. Nie zostawiaj tych najważniejszych na koniec dnia, kiedy Twój umysł pracuje już na zwolnionych obrotach. Warto wiedzieć też, że ludzki umysł uaktywnia się po godzinie 14.
3. Zachowaj porządek na biurku. To ważne, ponieważ wpływa na poziom koncentracji. Szczególnie jeśli do biura przychodzą Klienci, porządek na biurku jest Waszą wizytówką. Na blacie biurka warto trzymać tylko te przedmioty, które są rzeczywiście potrzebne: w zasięgu ręki te, z których korzystasz cały czas, nieco dalej te używane rzadziej. Najdalej niech będą te, których używasz sporadycznie, więc aby po nie sięgnąć, musisz wstać od biurka. Będą to przedmioty, po które sięgasz tylko okazjonalnie jak regały z archiwalną dokumentacją czy segregatory.
4. Zadbaj o dobre oświetlenie. Ono także zwiększa wydajność i sprawia, że wzrok mniej się męczy. Najlepiej, by w biurze było jak najwięcej światła dziennego. Praca przy sztucznym oświetleniu może powodować, że pracownik będzie szybciej się męczył. Warto także zamontować w oknach rolety, by regulować dostęp światła słonecznego do biura w upalne dni.
5. Zapewnij odpowiednią temperaturę w pomieszczeniach. Temperatura w biurze wpływa na zdrowie i samopoczucie pracowników, które z kolei przekładają się na efekty pracy. Trzeba więc zapewnić odpowiednie ogrzewanie pomieszczeń zimą i klimatyzację latem. Zgodnie z przyjętymi normami temperatura w biurze powinna mieścić się w granicach 20-24°C zimą i 20-26°C latem.

Przerwy w pracy wsparciem efektywności zatrudnionych

Praca non stop przez 8 godzin wcale nie jest dobra. Umiejętne zarządzanie czasem to także planowanie przerw. Osoby, które ich nie robią, częściej są mniej kreatywne i obniża się efektywność ich pracy. Przerwy wspierają wydajność pracowników, umożliwiają regenerację oraz poprawiają relacje między zatrudnionymi. W każdym biurze powinno być więc wydzielone osobne pomieszczenie lub kącik, w którym pracownicy mogą swobodnie coś zjeść, wypić i chwilę odpocząć.

Pełna kontrola dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu

W innowacyjnym biurze komunikacja między pracownikami odbywa się często poprzez specjalną platformę, wykorzystywany jest dysk zdalny i oprogramowanie przeznaczone do zarządzania projektami. Dostępne na rynku aplikacje umożliwiają organizację zadań, notowanie ważnych informacji, ewidencję czasu pracy, wspólną pracę nad projektami z oznaczeniem terminu realizacji oraz akceptację bądź wgląd w nią przez Klienta. Aplikacje mogą być wykorzystane do monitorowania stanu realizacji zadań, postępu prac, raportowania wykonanych zadań.

Sprawne biuro to biuro dobrze zorganizowane

Nowoczesny, szybko działający sprzęt, wykorzystanie planera, porządek w miejscu pracy i drobne akcesoria mają realny wpływ na jakość i szybkość wykonywanej pracy. Ważne są zarówno wyposażenie (biurko, regały, sprzęt biurowy), jak i drobne przedmioty ułatwiające pracę jak pieczątki, segregatory, notatniki. Dzięki ich wykorzystaniu można osiągnąć lepsze wyniki w pracy, co pozwala budować dobry wizerunek firmy na zewnątrz i pomnażać zyski.

Jeśli chciałbyś zamówić pieczątki do swojej firmy, skorzystaj z nowoczesnego narzędzia online: kreatora pieczątek. Dzięki niemu możesz zaprojektować i zamówić własną pieczątkę bez wychodzenia z biura i sprawniej księgować ważne dokumenty w swojej firmie.